Qu’est-ce que l’indemnité kilométrique ?
L’indemnité kilométrique est la reconnaissance des dépenses inévitables en tant que professionnel du transport. C’est une partie importante des revenus d’un chauffeur VTC. Elle couvre les frais d’essence, ainsi que l’amortissement et l’entretien du véhicule (nettoyage, vidange, changement des pneus, etc.).
La déclaration des indemnités kilométriques est indispensable pour maintenir une activité lucrative. Elle est valable pour les dirigeants de société qui utilisent leur véhicule personnel à titre professionnel. Elle n’est pas soumise à l’impôt sur le revenu, ni aux charges sociales.
Certaines conditions doivent être remplies pour prétendre au remboursement des indemnités kilométriques :
- Le véhicule concerné ne doit pas être immatriculé au nom de la société (il doit s’agir d’un véhicule personnel utilisé à des fins professionnelles) ;
- Les déplacements doivent être strictement professionnels ;
- Les trajets domicile-travail ne sont pas pris en compte (sauf pour les entreprises relevant du régime BNC) ;
- Tous les déplacements doivent être suivis et justifiés.
Comment fonctionne le barème des indemnités kilométriques pour les chauffeurs VTC en 2024 ?
Le calcul des IK s’effectue en fonction de deux éléments :
- La puissance fiscale du véhicule, mentionnée sur la carte grise : plus elle est élevée, plus l’indemnité kilométrique est importante ;
- La distance parcourue : les chauffeurs doivent noter tous les kilomètres effectués avec la date, le motif du trajet et sa distance.
Comment se calcule l’indemnité kilométrique ?
La formule de calcul des indemnités kilométriques est simple :
IK = distance parcourue (d) x coefficient barème de kilomètre en fonction des caractéristiques du véhicule utilisé.
Un nouveau barème est publié chaque année par l’administration fiscale. Un simulateur de frais kilométrique est également disponible sur le site impots.gouv.fr.
Quel est le barème kilométrique applicable aux voitures en 2024 ?
Quel est le prix d’un kilomètre de route ?
Le prix du kilomètre de route dépend de la puissance fiscale en CV du véhicule et de la distance parcourue en un an. Par exemple, pour une puissance de 4 CV, et une distance jusqu’à 5 000km, elle s’élève à 0,606 €.
Quels frais sont couverts par l’indemnité kilométrique ?
Il existe différents frais couverts par l’indemnité kilométrique :
- L’achat du véhicule et de ses équipements ;
- Les frais de carburant ;
- L’entretien du véhicule (réparations, maintenance, remplacement de pièces, changement de pneus, nettoyage, vidange, etc.) ;
- La prime d’assurance annuelle (responsabilité civile, assurance collision ou encore assurance tous risques).
Barème d’indemnités kilométriques spécifiques aux véhicules électriques
Les véhicules électriques bénéficient d’un barème plus intéressant depuis 2021. Une majoration de 20% s’applique automatiquement par rapport aux véhicules thermiques. Cet avantage fiscal est valable uniquement pour les véhicules 100% électriques, et ne concerne pas les hybrides ni les hybrides rechargeables.
Pour calculer l’IK d’un véhicule électrique, il suffit d’effectuer le même calcul que pour un véhicule thermique, et d’ajouter 20%.
Exemple : Pour 10 000 km effectués avec un véhicule électrique de 5 CV, les frais kilométriques s’élèvent à 5 958 € (4 965 x 1,2).
D’autres soutiens financiers et fiscaux spécifiques aux véhicules électriques sont proposés : comme le bonus écologique, la prime à la conversion ou encore la réduction des taxes appliquées aux véhicules de société.
Comment calculer les indemnités kilométriques pour un chauffeur VTC ?
Voici les 3 étapes à suivre pour le calcul des indemnités kilométriques en tant que chauffeur VTC :
1. Connaître son kilométrage annuel
Pour déclarer le nombre de kilomètres parcourus en un an, les chauffeurs VTC peuvent tenir un registre ou utiliser un logiciel de gestion pour noter tous leurs déplacements professionnels : suivi des trajets, distances, dates et motifs des déplacements. Cela permet de faciliter la déclaration des frais.
2. Trouver le barème kilométrique officiel
Chaque année, le barème des indemnités kilométriques qui prend en compte le type de véhicule et sa puissance fiscale est publié par le gouvernement. C’est l’unique moyen de déduire des frais pour chaque déplacement professionnel.
3. Déclarer les frais kilométriques
Les chauffeurs VTC doivent collecter toutes ces informations et les déclarer sur les formulaires fiscaux appropriés. Ils doivent également joindre les justificatifs demandés (carnet de suivi des déplacements, carte grise du véhicule, factures d’entretien et de réparation, notes de carburants, etc.) pour bénéficier des différentes déductions fiscales.
Le conseil de Stairling
La distance parcourue et les types de trajet influencent considérablement le calcul. Afin de suivre vos déplacements plus facilement, vous pouvez tenir un carnet ou un fichier Excel par exemple, dans lequel vous notez tous vos déplacements. Cela facilitera votre déclaration.
Au niveau des remboursements des indemnités kilométriques, Stairling propose deux méthodes distinctes dans ses contrats avec les entrepreneurs salariés :
- La première méthode consiste à récupérer les kilomètres parcourus via les plateformes avec lesquelles l’entrepreneur collabore. Dans ce cas, le calcul est effectué en fonction du barème des frais kilométriques de l’année en vigueur délivré par l’administration fiscale, et le remboursement est effectué mensuellement, sous forme de forfait.
- La deuxième méthode a été mise en place dans le cas où les plateformes ne partagent pas le kilométrage de leurs collaborateurs à Stairling. Dans cette hypothèse, c’est à l’entrepreneur-salarié de calculer ses temps de course. Il sera alors remboursé à hauteur de 1 kilomètre par euro de chiffre d'affaires dégagé. Ce résultat est ensuite multiplié selon le barème des frais kilométriques en vigueur, établi par l’administration fiscale. Cette solution a été définie au sein de l’article 2 de l’accord du 19 décembre 2023 pour l’amélioration des revenus des chauffeurs VTC indépendants ayant recours à une plateforme de mise en relation.
Quelles sont les obligations fiscales liées aux indemnités kilométriques ?
Les chauffeurs VTC doivent déclarer leurs indemnités kilométriques chaque année auprès de l’administration fiscale. Ils doivent également déclarer leurs revenus en fonction du statut défini lors de la création d’entreprise (micro-entreprise, société, entreprise individuelle, etc.).
Les indemnités kilométriques sont exonérées de cotisations sociales, c’est-à-dire qu’elles sont déductibles intégralement du résultat fiscal de l’entreprise.
Conseils pratiques pour optimiser ses dépenses en kilomètres en tant que chauffeur VTC
En tant que chauffeur VTC, il est possible de mettre en place des stratégies efficaces pour réduire les coûts liés aux trajets et ainsi maximiser le montant des indemnités kilométriques :
- Effectuer un entretien régulier du véhicule utilisé : Les vérifications régulières (pression des pneus, niveaux d’huile, etc.) permettent de réduire l’usure et de diminuer les frais de réparation de la voiture ;
- Optimiser la consommation de carburant : Des astuces et des habitudes peuvent être utilisées pour réduire la consommation du véhicule et les coûts liés au carburant. Par exemple, en adoptant une conduite plus souple, en choisissant un carburant adapté ou encore en réduisant les trajets à vide ;
- Adopter des itinéraires intelligents : prendre des trajets directs ou encore éviter le plus possible les heures de pointe pour diminuer la consommation en carburant et l’usure du véhicule ;
- Opter pour une voiture adaptée : privilégier les véhicules à faible consommation, ou les véhicules électriques qui disposent d’une indemnité avantageuse de 20% supplémentaire par rapport aux moteurs thermiques.
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